أهداف برنامج دبلوم الإدارة المكتبية: 

   - تدريب المشاركين على تنظيم المهام المكتبية، وإدارة الوقت، وتحديد الأولويات. 

   - تعزيز مهارات التعامل مع المراسلات الرسمية، وإعداد التقارير، وحفظ الوثائق. 

   - تمكين الطلبة من استخدام البرامج المكتبية الحديثة (مثل حزم Microsoft Office، وأنظمة إدارة قواعد البيانات). 

   - التعرف على أدوات الاتصال الرقمية (البريد الإلكتروني، أنظمة الفيديو كونفرنس). 

  - تنمية القدرة على التعامل مع العملاء والزملاء بفعالية، سواءً عبر الهاتف أو بشكل مباشر. 

   - تطبيق آداب العمل المهنية في البيئات المكتبية المتنوعة. 

  - تعريف الطلبة بأساسيات إدارة الملفات المالية البسيطة (الفواتير، المصروفات). 

   - التعرُّف على القوانين واللوائح ذات الصلة بالعمل الإداري (مثل الخصوصية وسرية المعلومات). 

   - تزويد الخريجين بالمهارات العملية التي تطلبها سوق العمل في مجال الإدارة المكتبية. 

   - تدريبهم على كتابة السيرة الذاتية وإجراء المقابلات الوظيفية. 

نواتج التعلم لبرنامج دبلوم الإدارة المكتبية:

1- المعرفة

- فهم مبادئ الإدارة المكتبية وأدوارها في دعم المنظمات.

- معرفة الهياكل التنظيمية للمكاتب وأنظمة العمل (التقليدية والرقمية).

- الإلمام بـ إجراءات إدارة الوثائق (التصنيف، الأرشفة، الاسترجاع).

- فهم أساسيات *إدارة الموارد المكتبية* (المستلزمات، الأجهزة، التجهيزات).

2. المهارات

- إدارة المراسلات:

  - كتابة الرسائل الإدارية والتقارير بشكل احترافي.

  - تنظيم البريد الإلكتروني والفاكس والمراسلات الورقية.

- تنظيم الجداول والمواعيد:

  - استخدام أدوات مثل :Google Calendar أو Microsoft Outlook لإدارة مواعيد المديرين والاجتماعات.

- إدارة الملفات:

  - تصميم أنظمة أرشفة إلكترونية وورقية فعالة.

  - تطبيق سياسات الخصوصية وحماية البيانات.

- إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- التعامل مع برامج إدارة المهام مثل Trello أو Asana.

- استخدام أنظمة إدارة قواعد البيانات البسيطة (مثل Access).

- فهم أساسيات تشغيل وصيانة الأجهزة المكتبية (الطابعات، أجهزة الفاكس، أنظمة الاتصالات).

  - التعامل مع العملاء والزوار عبر الهاتف أو بشكل مباشر بلباقة.

  - إعداد العروض التقديمية وتنسيقها.

- خدمة العملاء:

  - حل شكاوى العملاء وإدارة العلاقات مع الموردين.

  - تطبيق معايير الجودة في الخدمات المكتبية.

- إدارة الوقت:

  - تحديد الأولويات وتجنب التشتت في المهام المتعددة.

  - استخدام تقنيات مثل مصفوفة الأولويات (مربع آيزنهاور).

- إدارة المخزون:

  - مراقبة مستلزمات المكتب وتجنب النفقات الزائدة.

3. القيم الأخلاقية والمسؤوليات:

- الإشراف على الفرق المساعدة (متدربين، موظفين جدد).

- التعاون مع الأقسام الأخرى (المالية، الموارد البشرية، التسويق).

- تنظيم اجتماعات الفريق وتوثيق محاضر الاجتماعات.